„ЕВРОТЕКС“ ЕООД
Седалище: гр. Варна, 9023, Западна промишлена зона, ул. Нептун 1
Адрес за кореспонденция: гр. Варна, 9023, бул. „Сливница“ № 224-226

I. Предназначение на правилата

Тази процедура се отнася до:

• Създаване и поддържане на канали за вътрешно подаване на сигнали за нарушения по смисъла на § 1, т. 1 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, с цел да осигури защитата на лицата, които подават сигнали или публично оповестяват информация за нарушения на българското законодателство или на актове на Европейския съюз, станала им известна при или по повод изпълнение на трудовите им задължения или в друг работен контекст;
• Приемане на сигнали за извършени нарушения по смисъла на § 1, т. 1 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, които касаят или са свързани с дейността на „Евротекс“ ЕООД;
• Обработване на приетите сигнали за извършени нарушения.

II. Нормативна уредба

Чл. 13, ал. 1, чл. 15, ал. 2, чл. 18 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.

III. Задължения и роли

Сигналите за извършени нарушения се приемат от служител на дружеството, определен със заповед от управителя. В заповедта се посочват данни за контакт с определеното лице. В случай на установяване на конфликт на интереси при разглеждане на даден сигнал, определеното със заповедта лице подава писмен отвод до управителя на дружеството. Управителят със заповед ad hoc определя друг служител или трето лице, което да разгледа и да обработи само този конкретен сигнал.

IV. Ход на процедурата

1. Обща информация
Сигнал за извършено нарушение може да подава всяко заинтересовано лице. Не се разглеждат анонимни сигнали, както и такива, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години.

2. Подаване на сигнали
Подаването се извършва по един от изброените начини:

• Устно – може да се осъществи по телефона, по други системи за гласови съобщения, а по искане на сигнализиращото лице – чрез лична среща в уговорен между страните подходящ срок. Устният сигнал се документира чрез попълване на формуляр от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали, който предлага на подаващия сигнала да го подпише при желание и възможност от негова страна.;
• Писмено, включително чрез електронна поща. Писменото подаване се извършва на адреса по седалище на дружеството, а когато е чрез електронна поща –чрез изпращане на електронната поща, посочена в заповедта по Раздел III от настоящата процедура. Писменият сигнал се подава от подателя чрез попълване на формуляр, който съдържа най-малко следните данни:
  1. Трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако иматакъв;
  2. Имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;
  3. Конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е
  извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице;
  4. Дата на подаване на сигнала;
  5. Подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.

Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация.
Ако сигналът не отговаря на посочените изисквания, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередовностите не бъдат отстранени в този срок, сигналът заедно с приложенията към него се връща на сигнализиращото лице.
Всеки сигнал се проверява по отношение на неговата достоверност. Не се разглеждат сигнали, които не касаят или не са свързани с дейността на дружеството и съдържанието на които не дава основания да се приемат за правдоподобни. Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване.

3. Регистриране на сигнали
Регистрирането на сигнали се извършва от служителя, определен със заповедта по Раздел III от настоящата процедура чрез формуляра по предходната точка.
Всеки сигнал се завежда в нарочен, електронен регистър, в който се съхранява информация, съгласно изискванията на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения. На всеки сигнал се присвоява входящ номер и дата. Регистърът не е публичен. Информацията, съдържаща се в него се използва само за целите, посочени в Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения и не се предоставя на лица, извън онези, които са отговорни и/или компетентни за нейната обработка и за предприемане и изпълнение на последващи действия.
Всеки отделен сигнал, ведно с приложените документи, се записва в отделнапапкa, на компютърен терминал, достъп до който се осъществява чрез потребителско име и парола. Сигналите, подадени на хартиен носител, се дигитализират, след което се обработват по горепосочения начин. Документите на хартиен носител се подреждат е нарочен класьор, достъп до който имат определеното със заповедта по Раздел III лице и лицата, които са отговорни и/или компетентни за предприемане и изпълнение на последващи действия.

4. Отговор и срокове
Служителят, определен със заповедта по Раздел III, потвърждава получаването на сигнал в срок до 7 /седем/ дни.
Служителят, определен със заповедта по Раздел III, предоставя обратна информация на подателя на сигнала за предприетите действия в срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаването на получаването на сигнала.

5. Приоритизиране при множество сигнали
При постъпване на множество сигнали, служителят, определен със заповедта по Раздел III, извършва анализ на посочените в тях факти и обстоятелства, като обработва първо онези сигнали, отнасящи се до нарушения, които поставят в риск живота и здравето на гражданите. На следващо място се обработват сигнали за нарушения, поставящи в риск материални блага. След това се обработват всички останали сигнали.

6. Последващи действия
“Евротекс” ЕООД:

• въз основа на постъпилия сигнал и на предложенията на служителя, определен със заповедта по Раздел III от настоящата процедура, предприема действия в рамките на своята компетентност за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало;
• приоритизира разглеждането на постъпилите множество сигнали за по-тежки
  нарушения;
• прекратява проверката:
• когато нарушението, за което е подаден сигналът, е маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия. В този случай приключването не засяга други задължения или приложими процедури във връзка с нарушението, за което е подаден сигнал, нито защитата по този закон по отношение на вътрешното или външното подаване на сигнали. Сигнализиращото лице може да подаде сигнал до националния орган за външно подаване на сигнали;
• по повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемането на последващи действия. Сигнализиращото лице може да подаде сигнал до националния орган за външно подаване на сигнали;
• когато се установят данни за извършено престъпление; сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата.

Служителят, определен със заповедта по Раздел III, изготвя индивидуален доклад, в който описва накратко информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала, които заедно с мотивите съобщава на подалия сигнала работник или служител и на засегнатото лице при спазване на задължението за тяхната защита.

V. Oбразци:

• Изтегли образец на формуляр за вътрешно подаване на сигнали (pdf)
• Изтегли образец на формуляр за вътрешно подаване на сигнали (docx)

Контакт с лицето, отговарящо за разглеждане на сигнали:
Име: Галина Димитрова
Адрес за кореспонденция: гр. Варна, 9023, бул. „Сливница“ № 224-226
E-mail: protection@eurotex.bg
Телефон: 0893 378 039
Уебсайт: www.eurotex.bg